Pomodoro – eine Schwimmweste im Meer der Arbeit

I Use the Pomodoro Technique
Vor etwa zweieinhalb Jahren, habe ich ein Buch gefunden, dessen Titel sinngemäß sagte: “Merh schaffen in weniger Zeit”. Das fand ich super, weil mir die Arbeit im Büro ziemlich stressig und sehr viel vorkam. Heutzutage kann ich auch bei großem Stress relativ ruhig bleiben und keine der vielen Aufgaben oder Dinge die ich erledigen wollte geht verloren.
== Was ist das für eine Schwimmweste ==
Die sog. Pomodoro-Technik http://www.pomodorotechnique.com basiert auf der Erkenntnis, dass der Mensch eine ganze Menge Dinge tun kann, so lange er nicht versucht, sie gleichzeitig zu tun. Wissenschaftliche Studien belegen das auch Frauen, die ja oft behaupten multitaskingfähig zu sein, bei mehreren Aufgaben gleichzeitig die Konzentration aufteilen müssen. Dabei zeigt sich auch, dass das Wechseln zwischen Aufgaben für das Gehirn aufwändig ist. Pomodoro ist letztlich nichts anderes als ein Zeitscheibenverfahren, bei dem man immer genau eine Aufgabe/Tätigkeit ausführt und in festen Abständen die Chance hat, diese zu wechseln. Neue Aufgaben/Tätigkeiten werden dabei sofort in einer Liste aufgenommen, damit sie nicht verloren gehen und aus dem Kopf gelöscht werden können. Weitere Schritte des Prozesses und Listen sorgen dafür, dass man sich selbst besser kennenlernt und seine Arbeitsweise Stück für Stück optimieren kann. Immerhin geht es ja mehr und mehr darum klare Aussagen darüber treffen zu können, was zu welchem Zeitpunkt fertig werden kann und was nicht.
== Was Pomodoro nicht ist ==
Pomodoro ist kein Versuch, den Menschen zu noch mehr Arbeit zu bewegen. Es geht auch nicht darum, durch irgendwelche Bewusstseinsveränderungen die Arbeitsleistung zu steigern – solche Dinge kommen eher aus einem Sektenumfeld. Es ist einfach eine ausgeklügelte Arbeitsorganisation, die an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann. Die Methodik ist nicht kompliziert und benötigt nur einen Wecker, einen Zettel und einen Stift – also nichts, was die Anwendung kompliziert machen würde. Pomodoro nimmt einem keine Arbeit ab, sondern organisiert sie.
== Meine Erfahrungen ==
Zu Beginn war es erst etwas ungewohnt, jeden Morgen eine Tagesplanung vorzunehmen. Immerhin geht es darum zu entscheiden, was heute getan wird, und was man nicht schaffen wird. Ein Ziel der Methodik besteht darin, eine nachhaltige Arbeitsgeschwindigkeit zu erreichen. Überstunden sind für max. zwei Wochen erlaubt. Wer sich vielen Aufgaben konfrontiert sieht, muss nun die schwere Entscheidung fällen, was er tun muss und kann an diesem Tage. Das kann auch bedeuten, dass man Entscheidungen eskalieren muss, um zu entscheiden A oder B. Eine Tagesplanung ist eine Art Versprechen gegenüber sich selbst.

Der nächste etwas ungewohnte Schritt war das konzentrierte Arbeiten während eines sog. Pomodoro. Ein Pomodoro ist immer 25 Minuten lang. In dieser Zeit wird ausschließlich an einer einzigen Tätigkeit/Aufgabe gearbeitet. Anschließend wird eine kurze Pause eingelegt, die dabei helfen soll, das Gehirn zu regenerieren, das gelernte bzw. Erarbeitete einsinken zu lassen und nicht zu letzt sich auf die neue Aufgabe einzustellen. Eine der Grundannahmen bei Pomodoro besteht darin, dass Taskwechsel für einen Menschen sehr teuer bzw. anstrengend sind. Jeder, der einmal versucht hat verschiedene komplizierte Dinge parallel zu machen kennt das.

Nachdem ich festgestellt hatte, das bei mir relativ wenig Unterbrechungen während der Pomodori auftraten, habe ich die Abbrüche nicht mehr notiert – solche Metriken sind teil des Prozesses bzw. mögliche Erweiterungen. Dazu gehörte die Erfahrung meiner Kollegen, dass ich auf eine Anfrage nicht sofort reagiert habe, sondern versprochen habe zurückzurufen, nachdem der aktuelle Pomodoro beendet war. Hält man das wirklich ein, sind viele Anfragen gut zu organisieren und abrupte Taskwechsel werden möglichst vermieden.

Irgendwann stellte ich fest, dass ich deutlich entspannter die Arbeit verlassen konnte. Egal wann eine Aufgabe/Tätigkeit bei mir landet, sie geht nicht mehr verloren. Morgends kann ich mit den Tätigkeiten bzw. der Liste vom Vortag beginnen und daraus die nächste Tagesplanung ableiten. Bei der Priorisierung hat sich bei mir ein klarer und fast unumstößliches Gesetz herausgestellt: Abhängigkeiten so früh wie irgend möglich auflösen! Das heißt, Arbeiten auf die andere warten haben immer vorrang vor anderen z.B. Fehlerkorrekturen. Es gibt sicher ausnahmen von der Regel, aber meistens sind auch dass wieder nur Abhängigkeiten.

Eine zentrale Erfahrung für mich war, dass es sich wirklich lohnt, dass frei erhältliche Buch mind. einmal vollständig zu lesen. Die Grundidee zu verstehen ist das Eine, das vollständige Umsetzen der Technik und damit Profitieren von den Vorteilen ist das Andere.

Interessanterweise verdient der Erfinder der Technik mittlerweile damit Geld, obowhl das Buch frei und darauf ausgerichtet ist, sich die Technik selbst anzueignen.

== Was meinen Andere dazu ==
Ich will offen sagen, dass ich bislang nur wenige meiner Kollegen “bekehren” konnte. Viele empfinden das Ticken eines Weckers als Störung. Wer regelmäßig im Bus oder der Bahn zur Arbeit liest, weiß, wie schnell bekannte Geräusche in Vergessenheit geraten. Durch die Aufgabenliste und den Status der Aufgaben/Tätigkeiten kann ich zu jeder Zeit eine Aussage zu meiner Auslastung treffen und wann eine bestimmte Aufgabe erledigt werden kann. Das macht einen irgendwie vom Gejagten zum Jäger. Ein anderes Gegenarbument ist, dass sie Supportanfragen direkt beantworten mmüssen, oder dass sie die Arbeit nicht in dieser Form planen können.

Ich persönlich glaube, dass sich in den meisten Fällen Pomodoro nutzen ließe, wenn man sich und die Anfragenden darauf einstellt. Dabei ist Zuverläßigkeit ein wichtiger Punkt. Wenn man sicher sen kann, in kurzer Zeit zurückgerufen zu werden, ist es kein Problem ein paar Minuten zu warten. Kommt der Anruf nicht, sinkt das Verständnis und das Vertrauen sofort und man wird versuchen anders aufzutreten.

Ein weiterer Grund, warum sich nicht jeder für Pomodoro begeistern kann könnte sein, dass nicht jeder diese Form der Transparenz und Konsequenz möchte. Wem gefällt es schon, wenn er sich eingestehen muss, dass bestimmte Aufgaben bei normaler Arbeitszeit nicht umsetzbar sind? Aber genau darum geht es und auch darum daraus Schlüsse zu ziehen, die die eigene Gesundheit schützen.

== Und wann sollte man die Technik nicht anwenden ==
Das Buch nennt u.a. Freizeit und bei lebensgefährlichen Situationen – Ich hole gleich Hilfe, aber ich muss erst meinen Pomodoro zu Ende bringen.
Es ist wie bei allen Werkzeugen: Man muss sich überlegen, wo und wann ein Einsatz vernünftig ist und dem Umfeld gerecht wird. Einer der größten Fehler wäre es allerdings, wenn man vor lauter Arbeit nicht die Zeit findet, sich damit zu beschäftigen. Für so etwas gibt es sog. Cheat Sheets – also eine Art Kurzanleitung, falls die Zeit für längeres Lesen fehlt.

== Was hat sich nun konkret bei mir geändert? ==
* Verläßliches und einfaches Tracken von Aufgaben
* Effizienteres Arbeiten, weil der Kopf frei ist egal wie viele Dinge noch zu tun sind
* Aufgaben werden rechtzeitig fertig und erhalten falls Notwendig die entspr. Priorität
* Weniger Stress
* Effizientes Arbeiten an einer Aufgabe auch wenn verschiedenste Tätigkeiten an einem Tag abgewickelt werden müssen.