Erstellen von PDF-Dokumenten aus Microsoft Word

Bei der Erstellung von PDF-Dokumenten wird das Dokument häufig zunächst in Word erstellt und anschließend in ein PDF-Dokument umgewandelt. Dabei kann man in Bezug auf die Zugänglichkeit des PDFs einiges richtig oder auch falsch machen.

Verwenden eines PDF-Druckers

Es funktioniert wie beim Ausdrucken des Dokuments. Man gibt lediglich den Dateinamen des PDFs ein und schon hat man eine fertige Datei. Ein bekannter Drucker dieser Sorte ist freepdf. Die Software installiert sich als normaler Drucker unter Windows und kann in jeder Anwendung verwendet werden.

Solche PDF-Dokumente sind i.d.R. nicht zugänglich, weil sie die Seiten meistens als Grafik im PDF ablegen.

Spezielle Software zum Export zugänglicher PDF-Dokumente

In den letzten Tagen gab es einige Meldungen über verfügbare Plugins für Word, um das Erstellen von barrierefreien PDF-Dokumenten zu ermöglichen. Während ein Tool aus der Schweiz
http://www.zhaw.ch/medien
eher ernüchternde und teilweise deffekte Resultate liefert, soll in Kürze ein weiteres Tool die Bühne betreten. Hier der Link zum Artikel:
http://blog.axespdf.com/index.php/leserseite/items/start-public-beta-axespdf-fuer-word.html

Das ganze kollidiert mit den bereits vorhandenen Möglichkeiten PDF-Dateien aus Word heraus erstellen zu können. Deshalb müssen sich solche Anwendungen an den Ergebnissen der Bordmittel messen lassen.

Bordmittel

Word 2010 bietet von sich aus die Möglichkeit, das Dokument als PDF zu speichern. Das Resultat ist verblüffend gut zugänglich. Bei mehreren Dokumenten konnte ich feststellen, dass die folgenden Features gut umgesetzt waren:

  • Die Meldung, dass das Dokument nicht getagt ist, entfällt.
  • Überschriften sind korrekt ausgezeichnet.
  • Tabellen sind gut lesbar
  • Listen ung geschachtelte Listen sind gut lesbar.

Ein entscheidender Vorteil bei eder integrierten Lösung in Word ist, dass viele Autoren sie intuitiv benutzen und damit ohne es zu wissen zugängliche PDF-Dokumente erstellen.

Defizite mit speziellen Plugins ausgleichen

Autoren von speziellen Plugins argumentieren oft damit, dass die Bordmittel bestimmte Funktionen nicht umsetzen bzw. das Ergebnis unbefriedigend ist. Daher wird versucht speziell auf Zugänglichkeit zugeschnittene Plugins zu entwickeln, die diese Defizite vermeiden.

Nach meinen Erfahrungen aus der Softwareentwicklung ist ein solches Vorhaben nur dann sinnvoll, wenn dauerhaft ein Team hinter einem solchen Projekt steht – es sich also nicht nur um ein kurzes befristetes Forschungsprojekt handelt. Dann hätte man besser daran getan Schwachstellen gegenüber Microsoft zu melden oder das ganze von Beginn an als quelloffene Initiative zu starten.

Die größte Hürde in der Praxis wird aber wohl sein, Anwender davon zu überzeugen, Word so einzusetzen, wie es gedacht ist. Für technikaffine Leute klingt das logisch, aber ich selbst kenne viele Anwender, die bereits bei Formatvorlagen den Sinn nicht einsehen mögen. Von Alternativtexten für Bilder etc. ganz zu schweigen.

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